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物资采购财务风险和合理控制措施

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摘要:物资采购是企业运营过程中的重要环节,企业物资采购不仅仅关系到企业的正常运作和员工的日常生活,更加关系到企业是否能够健康、稳定运行,是否能够实现利益最大化的目标,达到增效减本,提升竞争能力的目的。

关键词:物资采购;财务风险;合理控制措施

企业物资采购是最容易发生财务风险的环节,也是企业财务工作中最容易造成严重损失的行为。但物资采购环节中假公济私、钱权交易等等行为屡禁不绝,让物资采购环节成为了腐败滋生的温床,让公司蒙受了巨大的经济损失,不利于企业的长久发展。

一、物资采购的综述

1.物资采购的基本意义物资采购是一个企业生存和发展的基础,物资采购工作质量的好坏直接关系到企业未来的发展潜力。物资采购计划是否能够如期进行关系到企业是否能够如期生产,员工的基本物资需求是否能够得到保障。

2.物资采购的类型物资采购的类型多种多样,按照不同的公司性质、采购澳门葡京娱乐手机版、运作方式可以将物资采购工作分成若干种形式。按照企业所属性质来分,可以分成国有企业采购、共有企业采购、私有企业采购。按照从属经济部门可以分成金融业采购、农业采购、工业采购、交通运输业物资采购等等。每一种不同性质的采购任务都有自己的标准和原则,都有自己的采购流程和具体操作。

二、物资采购过程中常见的问题

1.工作不规范企业物资采购作业中,操作不规范是最为常见的问题之一,而企业拨付给采购部门资金量的控制也难以拿捏到位。因为澳门葡京娱乐网站的价格是不断波动的,同时采购的过程中也不仅仅是采用明码标价,一手交钱一手交货的方式,采购过程中还有许多可以使用经济手段或者澳门葡京娱乐网站手段来降低价格的方式,导致许多采购人通过利用经济手段来操控采购过程,进而获得巨额暴利。由于采购物资的需求计划书、申请款项书、价格拟定、合同拟定、采购流程拟定、物资验收、物资入仓等等工作都归属于一个单位管核,导致一个单位权利过大,容易形成采购部门既是裁判员又是球员的困境。在采购流程中还常见个人意志凌驾于公司意志之上的腐败行为。采购工作中的各个环节没有进行规范的界定,在审批流程时容易出现领导越权审批、采购费用虚高或者假标等,合同签订被个人私自添加不利于公司采购的条款,采购的货物出现水货、劣质货、货不对板等等问题。

2.物资采购过程中财务审计工作不到位在物资采购过程中,财务审计工作是杜绝物资采购出现贪污腐败,假公济私等等行为的有效手段。但是由于部分企业对于财务工作不够重视,给与财务的执行权限不足,导致财务工作在某些掌权人的控制下无法发挥真正的效用。在物资采购开始前,财务部门没有进行真实的物资需求核查,没有对澳门葡京娱乐网站的价格进行调查,没有对澳门葡京娱乐网站中某些潜规则进行了解,也没有对物资的规格尺寸、质量外观、性能参数等等做出明确的规定,没有对采购中涉及的各种物资价格进行管控、预算。没有指定审核物资标准的审核小组,没有制定价格控制机制,没有组织相关监督力量,没有形成规范的验收流程等。

3.物资采购没有实行目标控制目标控制是控制物资采购工作质量、性价比的重要手段之一,通过针对每一批采购的物资进行制定的价格控制,能够很好的对澳门葡京娱乐网站价格进行了解,对澳门葡京娱乐网站价格了解后,能够为公司节省下一大笔无需支出的资金。物资采购的目标控制应该结合公司的经营状态、公司的物资需求量、公司的财务管理制度等方面来共同制定。财务目标控制的主要目标是使得物资采购过程中所需要的资金控制到最合理、效用最大化的目标中。杜绝采购过程中出现的各类假公济私、中饱私囊的行为。

三、物资采购财务风险控制措施

1.规范物资采购的财务控制工作许多在物资采购环节中的贪污腐败行为大部分是起源于物资采购环节中的控制工作不完善,由于物资采购工作中存在各种漏洞,导致相关人员有空子可钻。只有规范好财务部门在物资采购过程中各个环节的工作章程,才能够为公司提供一个良好的工作氛围,避免形成有权大家争,有责大家推的窘境。在物资需求计划拟定过程中,财务部门应该积极对物资需求计划进行干预和掌控,保证采购的物资均是企业发展所需的,杜绝采购过程中的奢侈、浪费、多报等等问题。在价格拟定过程中,财务部门应该主动对澳门葡京娱乐网站价格进行调查,对澳门葡京娱乐网站中各类潜规则进行了解,在企业内部会议集体商榷后,确定一个标准采购价格。而采购价格应该不定时更换,以适应澳门葡京娱乐网站价格的变动,调动相关采购人员的工作积极性。采购价格一定要以澳门葡京娱乐网站价格为参考依据,以经济手段为辅助参考因素,采购价格一定要合理合规,如果采购价格过低,容易打击相关人员的工作积极性,如果采购价格过高,容易滋生贪腐行为。招投标工作应该邀请社会上有公信力的专家来主持,杜绝企业相关人员直接或者间接干预采购工作流程,杜绝串标、假标、故意流标等等行为。财务部门应该在中标企业中标后对中标企业进行资历审核,对招投标流程中各个环节进行监督,以杜绝个人意志凌驾于公司意志之上的行为。在物资采购完成后,应该有独立于采购环节之外的质量验收部门来进行验收,验收过程中要验收一批签字一批,验收的指标包括数量、性能、规格、价格等等。对于验收过程中发现的问题应该及时上报有关部门,并找出问题的根源。对于存在问题的批次货物,应该积极协商供货商来进行退换,对于存在短斤缺两的物资应该寻找相关负责人问责。物资采购过程中产生的票据、单据、收据、合同、相关负责人签字等等字条票据应该交于合同部门进行保管和核查,以便在出现问题的时候能够及时查出问题的起源。必须完善物资采购过程中涉及的各个工作环境,堵住工作的空子,让相关人员无空子可钻。

2.制定归口责任制制度物资采购过程中由于存在的利润空间比较大,容易出现大量的贪污腐败、中饱私囊等现象。出现贪污腐败、中饱私囊等等财务风险的主要原因之一是因为惩罚力度不足。物资采购工作中应该建立严格的责任归口制度,制度为每一项工作界定一个明确清晰的责任负责人,一旦出现问题,第一时间找相关负责人问责。在责任中心制定过程中不可以出现最小的领导背最大的责任,最大的领导拿最多的利益的窘境。如果出现了这种权责分配不均的问题,那么归口责任制度便失去了其本身的意义,成为了个人谋私利的工具。在制定物资采购需求时,相关计划书拟定人应该在计划书上签字,并标明本人完全遵循真实诚信的原则,绝不出现虚标、假标等等行为,并自愿为计划书负责。依次类推,计划书审批领导、审批机构也需要在审批书上签字,并标明自愿为签字负责。采购工作人员也需要在每次采购一批货物之后,在单据上签字,验收部门也需要执行一单一签的规章制度。

3.执行责任会计制度物资采购过程中出现贪污腐败行为最根源的原因在于利益分配不均,有些人没有付出却拿到了更多的利益,部分人付出了更多却一点利益也没有拿到。譬如说,在物资采购过程中,具有操作性最强的环节是与供货商交易的过程。由于包揽这一过程的人员通过各种手段赚的盆满钵满,其他譬如计划拟定、计划审批、验收等等环节的人员心中自然不满,必定会想方设法来从中分得一杯羹,最终出现采购工作混乱无法控制的局面。通过建立责任会计制度,确立在工作中出力多的人拿更多的报酬,出力少的人员拿更少的报酬。通过建立责任中心和责任中心绩效评估制度来调动责任中心的工作积极性。譬如在采购过程中,将需求计划制定人员划分为一类责任中心,对这类责任中心的考核标准在于需求计划制定得合不合理,是否具有经济性。对责任中心的考评标准奖励措施中应该与其绩效产生的价值直接挂钩,通过绩效价值的百分比提供责任中心奖励薪酬。在采购工作中,其他可归类的责任中心还有采购责任中心、审批责任中心、验收责任中心、仓储责任中心。只有权衡了各个责任中心的利益之后,相关人员才可以心满意足,真正为企业工作和服务。

四、结束语

物资采购工作对于企业的重要性不言而喻,但是想要做好物资采购工作中的财务风险控制工作并不容易,物资采购财务风险控制工作不仅仅是人与规则之间的交锋,更是人心与人心之间的信任与交流。

参考文献:

[1]池源.军队物资集中采购内部控制制度与实践研究[D].东北财经大学,2015.

[2]周冰.我国企业内部控制流程设计研究[D].西南财经大学,2014.

作者:李菁 单位:山西省公路局物资供应站

物资采购财务风险和合理控制措施责任编辑:张雨    阅读:人次

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