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高等学校信息化网络报账探析

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摘要:随着高校资金种类和规模的大幅度增长,在互联网和信息化的时代背景下,高校传统财务报账澳门葡京娱乐手机版已不能实现高校资金高效运转,也不能满足高校师生对报账的及时性要求。本文以昆明理工大学的信息化网络报账澳门葡京娱乐手机版为展开点,将高校网络报账的现状、流程建设和网络报账的功能模块进行深入研究,以彻底解决“排队难”、“报账慢”,改进高校财务报账流程、提高高校财务报账效率、构建和谐的高校财务报账环境。

关键词:网络报账;报账流程;效率;报账环境

引言

随着网络信息化时代的推进和高校师生对报账需求的提升,网络报账已将为会计信息化建设推向网络化、信息化。新型网络报账的推进,彻底颠覆了传统电算化报账澳门葡京娱乐手机版,解决了传统的报账难的问题,缩短了报账时间,提升了报账质量,提高了财务管理的效率。

1、网络报账背景

随着高校科研和业务经费来源收入的多元化,高校各项业务支出的复杂化,高校业务报销量的大幅度增长,传统的高校财务报销出现“报销难”问题。高校引入网络报账提高报销效率,高校把会计信息系统作为学校建设的重点内容来抓,基于高校网络报账的会计信息系统建设已经成为推进高校重点改革的重大力量。具体表现在以下几个方面:

1.1彻底解决高校师生报账难,等候时间长的问题,能够节约大量的时间成本。统一的网上申报单据填写格式和金额的自动汇总计算,节约了报账人员的填写时间和会计人员的审核时间,提高了财务报销的效率。

1.2网络报账的推行缓解财务人员的工作压力,创造舒适安静的办公环境,更利于推进人性化的和谐办公环境。网络报账平台的推行改变了传统的面对面窗口报销的澳门葡京娱乐手机版,财务人员可以在安静的环境中审核单据,避免财务人员面对报账人员由于等候时间过长产生的不满情绪。

1.3财务核算简单,预算控制及时。网络报账平台使得报账人员根据网络固定格式的单据进行填制,智能化的单据填制流程使得财务预审简单明了。网络报账平台中设置了预算预警,超金额,超范围的审批权限和额度控制。当报账人员出现这些情况时,系统可以自动提示并退回,完全实现系统智能控制,减少了财务人员的预算控制。

1.4保障零现金支付,规避高校高现金矛盾风险。银校互联系统、网银对私支付系统、网银对公支付系统的开发,大大减少了高校的金库库存现金,减少了现金支票、转账支票支付方式,规避了高校的现金支付风险,减少了出纳的工作量。

1.5规范高校内控流程。高校网络报账规范填报单据,避免报账人员填写错误;避免因领导审批权限不明而导致越级审批或漏掉某级领导审批现象。网络申报平台中经费负责人的签字模板扫描的上线和授权的实行,对经费的规范化管理上了双保险,在很大程度上规避了传统报账的虚假报账风险。以上方面表明高校内控流程得到大大提升。

2、网络报账流程和现状

网络报账主要操作步骤(以昆明理工大学为例):第一步进入学校主页网站下的信息门户,信息门户下登录用户名和密码,选择财务平台系统;第二步根据用户需求,分别可以选择网上报账系统(分为日常报销、差旅费报销、借款业务)、薪酬发放系统(主要用于发放学生酬金、校内人员其他工薪收入和校外人员劳务费)、财务查询系统(用于查询个人工薪);第三步在网上报账系统的页面根据经济业务类型填写相应的报账信息并打印出报销单;第四步报账人员将原始凭证资料附件与报销单装袋,并投递至财务处的网上报账投递箱;第五步会计人员审核原始凭证和报销单,自动生成记账凭证;第六步稽核人员对符合规定的记账凭证进行复核;第七步出纳人员将复核过的记账凭证将报销金额打入报账人员的银行卡或者对公汇款。高校网络报账服务平台的现状研究以昆明理工大学为例,昆明理工大学使用的是神州浩天科技公司和天津南开大学研发的天财系统,昆明理工大学网报系统实现了以下功能:一是采用收单式报销和投递式报销相结合,实现“零等候”局面;二是网上预约系统和制单系统相连接,实现自动生成记账凭证;三是实现信息化功能的完善,根据职工号登陆,教师可以看到自己名下的所有经费名称、收支金额、额度,经费报销状态;四是信息化建设不断完善,学生可以通过微信、支付宝等方式缴纳学费,实现新型网络支付方式;五是完善沟通渠道,对网络报账开通了财务短信通知平台,课题负责人可以随时收到经费支出的短信,财务人员也可以通过短信平台通知报销中具体问题。

3、网络报账改进模块

经过对网络报账的深入了解和研究,并且对以昆明理工大学为研究对象的调研,本人觉得网络报账还存在以下模块需要改进:

3.1增加网络报账系统的功能模块增加自动排队系统和自助分单系统,开发出可以根据报账人员所填写的单子的业务类型(差旅费、会议费、出国费、日常报销)、附件张数自动随机分配报销单到不同的做账人员的自助分单系统,报账人员在网上填写报账单时就根据分单系统的会计人员把原始凭证资料送到特定的会计人员手上,这大大减少了投递分单的工作量,也减少了会计人员丢回复杂业务单子到投递箱中,避免了重复投递舞弊的风险。

3.2增加人员费用限额审核系统根据国家和各高校的人员费用发放标准,每种人员经费种类都有一定的发放标准,人员费用限额审核系统可以审核超标准发放人员经费的报销单,超标准发放的报销单不予通过。此系统将大大减少会计人员审核发放标准的工作量,提高网络报账的效率。

3.3增加额度自动分类汇总系统额度自动分类系统是指对每一个经费代码(即每一个课题经费)的各项支出进行自动分类,相同分类的支出科目分到同一额度编码中。额度自动分类汇总系统将会减少课题负责人在结题时的工作,这将使得结题时的数据变得简单明了,提高结题效率。

3.4增加往来单位账号信息记忆系统往来单位账号信息记忆系统是指和高校往来过的单位和个人账号、开户行及其名称能够自动记忆,当需要第二次汇款时只要根据单位名称搜索就可以直接生成,不用重复录入。这个将大大减少报账人员和会计人员录入支付系统的工作量,提高了报账的效率。

4、网络报账后续改进

作为互联网信息化所推动的新型报账澳门葡京娱乐手机版,网络报账平台承担着传统报账澳门葡京娱乐手机版前所未有的责任和任务。为了大力发展和推进网络报账平台,彻底的从本质上解决传统报账的“报账难”问题,发挥网络报账的新优势。也经过对昆明理工大学网络报账平台的系统研究,我认为高校网络报账澳门葡京娱乐手机版需要从以下方面改进:

4.1加大宣传力度,运用多元化和多渠道的宣传澳门葡京娱乐手机版。为了提高财务报账的效率,真正体现网络报账的优势,高校财务部门应拓宽财务宣传手段,运用校园网站、微信、飞信、QQ等工具及时发布报账法规、报账细则和最新的财经政策。高校财务部门和相关部门也需要定期举办报账方面的业务培训,定期定点定量的举行各类相关经费的培训和原始凭证的有效性方面的培训,以减少广大师生报账的阻碍。

4.2做好原始数据的采集。网络报账平台的使用,需要银校互联系统的大力配合。银校互联中网银对私、网银对公汇款要求账户名称、账号、开户行的完整无误,这就需要对汇出单位的原始数据采集正确无误。如果基础数据采集有误,将会造成退汇,退汇不仅造成时间上延误,而且增加汇款成本。

4.3推行财务报账员制度,实现无等候报账。所谓报账员可以是各学院和各职能部门中经财务挑选的责任心强的人员,也可以是各科研课题组的课题负责人认定的专职报账人员。经过对国内实行网络报账比较成功的高校的调研,发现报账员制度可以增强各学院、各职能部门与财务部门的沟通,加大教职工对财务部门的理解,并且通过报账员对各业务单位账务的初审,提高报账的效率。但在施行报账员制度过程中,高校应该建立报账员激励机制,并定期对报账员进行业务培训,达到高效率报账。

4.4推动高校财务软件与国库支付系统对接。报账人员填写了报账信息和支付信息后,财务人员可以直接生成对符合支付条件的信息提交到国库支付系统。节省了国库支付出纳汇款的时间和工作量。精简国库集中支付的项目种类和程序,简化国库集中支付。

5、结论

高等学校信息化网络报账澳门葡京娱乐手机版(昆明理工大学为主要研究对象)的研究和应用,在提高高校报账效率、保障高校资金支付澳门葡京娱乐网址、提高原始数据、提高国库支付效率、营造轻松、和谐的财务人员办公环境方面有着很大的经济效益和社会效益。网络报账平台的,推动着信息化、网络化、科技化成果在财务系统的应用,信息化网络报账澳门葡京娱乐手机版有助于推动高校信息共享、实现高效的财务报账澳门葡京娱乐手机版。

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作者:杜娟;奚桂前

高等工程教育研究杂志责任编辑:张雨    阅读:人次

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