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项目管理的科研事业财务制度研究

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摘要]相对项目管理而言,作为科研事业单位一项重中之重的财务制度约束环节历来备受关注,可以说,项目管理到位与否,直接反映出科研事业单位财务制度的规范建设情况,其重要性不可小觑。但目前情况却不容乐观,相当数量科研事业单位在这方面存在一定的问题,如项目立项之时,相关财务部门对预算编制未形成有效参与,对执行过程未能发挥出规范有效的监督作用,对项目结题也未能发挥科学有力的审计监督职能等。对项目管理,科研事业单位理应自始至终规范履行财务制度,必须将规范有序的管理机制贯穿项目的全过程。

关键词]项目管理;科研单位;财务制度;改革研究

1纠结之痛:基于项目管理的科研事业单位财务制度的问题思考

1.1立项审批缺位,科研经费的预算编制机制无力

概括而言,在审批项目立项前期,项目经费就摆在了头等重要的位置上。而预算编制工作作为一个不可或缺的,是科研单位进行项目审批、得出科研项目定论以及明确科研资金的重要依据,是后续保障项目顺利实施的基础。对项目经费的预算编制工作必须遵循合理合法的原则,应由项目主要负责人联合财务部门来共同完成,从而为经费预算做出合理性保证,为专业性的运作机制打下基础,并为可执行性提供科学依据。然而受历史因素的影响,某些科研单位一直未能将预算编制纳入议事日程,传统“大把抓”观念过浓,片面认为预算编制无足轻重,关键是如何将科研项目尽早争取到手。实际操作起来未能统筹兼顾,认为科研项目的具体申报应由科研人员全面负责,相对来说,所涉及的项目经费也不例外,预算资金多少全凭项目具体情况而,因此,不少人认为由项目主要负责人结合工作计划、以往经验填报预算经费,不失合理之举,尽管财务部门对预算申报应当应分,但不了解项目立项实际,硬要参与进来没有多大必要。而等到项目批复下来,财务部门才拿到有关科研项目的经费使用规范,对经费预算的一些具体情况才有所了解,至于经费预算的合理与否,财务部门未能参与意见,即便发现不合理之处,也只能遵照批复意见办事,能够结合实际预算变动的概率很小。

1.2监督跟进欠规范,项目执行缺乏行之有效的约束保障

项目执行过程,科研单位财务部门主要履行一些经费支出与财务跟进核算职能,而对深层次的科研经费监督、经费管理工作往往进展不力。一些项目负责人往往经费管理制度缺乏了解,预算相关的法律意识较为薄弱,相应对执行财务纪律形成盲区,导致随意滥用科研经费现象时有发生,经费管理无章法,过于松懈。同时,深层次的财务管理、监督不到位,往往又使工作处于尴尬境地,导致支出经费明细不能完全与项目预算相对应,用于项目实验的材料等往往支出很小的一部分,而大量的经费支出却用于会议费、差旅费以及劳务费等,资金去向倒挂,整体使用效率令人堪忧。

1.3内部审计无力,项目结题验收简单走过场

相对来说,科研项目到了“瓜熟蒂落”、验收结题阶段,内部审计工作必须及时跟进,责成财务部门出面,整合科研中坚力量共同核实审计项目科研成效,系统编制项目财务相关决算事宜,最终对经费使用情况做出系统定论。相对而言,一些科研单位的项目财务决算往往流于形式,编制工作基本上在围绕科研项目的下达要求作文章,项目组与财务部门通常缺乏工作的主动参与性,所有工作一门心思投在如何顺利验收上,至于经费支出是否合理规范缺乏深究。这就使得决算工作形同虚设,流于形式中敷衍了事,经费支出缺乏进一步的再次审核与再次监督,囫囵吞枣地做一些简单的应付工作,对经费支出只做一些简单汇总,仅是搞一些粗浅式的经费预算分析,结果导致问题不断出现。

2当务之急:基于项目管理的科研事业单位财务制度改革研究

2.1制度立言,系统性规范科研项目的预算编制工作

应当知道,项目预算重在追求系统、科学性,规范、有序的编制程序作为必备的制度“硬件”,时刻在为科研项目的规范展开夯实基础,保驾护航,同时也作为强化财务监督必不可少的重要凭据,搭建起科研经费管理一条必经之路。一旦预算编制系统到位,不仅科研活动工作流程历历在目,而且扶持工作流程的各项费用支出也清晰可见,哪里经费超出预算一目了然,支出与预算是否对等,规范合理与否,全由制度把关,以制度立言见真章,进而防患于未然,全面杜绝乱开支现象。实际运作当中可实行财务部门与科研部门“强强联合”,财务部门负责项目资金预算,科研部门结合科研经验辅助预算,充分发挥各自所长,心往一处想,劲往一处使,齐心协力,众志成城,推动科研项目预算编制工作规范有序地展开。

2.2规范立行,实质性强化科研支出经费的审核验收工作

就目前而言,科研单位项目支出经费的审核重点基本落实于票据支出的合规性与报销程序的合规性上,并未对支出经费是否与项目有关做出进一步的审核工作。当然,隔行如隔山,单由财务部门做出开销是否与项目有关这样的判断显然不合情理,在兼顾科研项目正常进行与规范审核职能的基础上,可以先经合规性财务审核,再组织科研专业力量加大审核力度与深化审核内容,通过这样的系统思路,进一步突破审核的实质性职能,确保项目经费应用系统性与规范性,保证有限的资金发挥最大的科研能效。首先,组织专业力量深化审核力度。可在合规式财务形审核测算的基础上,吸收科研力量实质性参与到审核程序当中,针对有异议的财务审核结果展开专业理顺与分析,相对来说,科研人员上年埋头于科研一线,实践经验非常丰富,科研工作进展到哪种层次,需要投入哪种经费他们都全面掌握、了然于胸,采取这种财务、专业相结合的思路,能够全面形成审核工作合力。其次,做好深化审核细节文章。但凡申请费用开支必须有理有据,要求同时提供经费支出文字说明,以此加大审核力度。比如审核会议费用,要求项目组必须同时例举会议的具体内容,列清具体有哪些人参加,是否存在无关人员,具体研究出什么样的结果等,结合会议内容,系统分析是否存在与科研项目无关事宜,基于此,进而对列支费用的规范性作出理性甄别;对差旅费用的列支审核,要求科研小组必须提供差旅目的,要达到哪种工作成效、实际取得的哪种工作成效等情况说明,财务部门可以此推断与科研项目的关联性;而对实验材料费用支出以及劳务费用支出,也必须规范合理,有据可查,不能单凭项目负责人“一支笔”签字说算,费用支出必须层层履行审核程序;对购置设备的分配费用也应有理有据,报销费用开支时必须同时提供书面材料原始记录,结合使用时间合理分摊支出。

2.3决算把关,将科研项目经费财务审计制度落到实处

履行科研单位审计监督作为项目财务决算最后环节,必须施重手严格把关,因为这不仅是验收监督的最后一道制度屏障,也是规范科研项目列支的关键环节,很多时候问题就暴露于此,由此可见,这也是解决具体问题的最后一道防线,把关项目决算尤为重要,属于重中之重的研究话题。在科研项目实际决算中,应全面理顺与规范项目决算一系列的审计工作流程,确保经费预算与实际执行对等运作,即便发生变更运作也应规范有据,同时也应将经费相应的协议、合同纳入合法性决算审核当中,进一步检验其真实性的法律效力。具体到审核细节上,深入分析是否挪用了项目资金,是否出现截留经费苗头等,保证每笔经费列支切合实际、师出有名。对发现的经费问题不能心慈手软,必须彻查到底,找准原因、摆对根由,必要时纳入财务管理制度改革当中,亡羊补牢,诫勉后续管理工作。

参考文献:

[1]戴国庆.美国联邦政府科研经费监督管理及其启示[J].科研管理,2015,27(1):17-22.

[2]窦颖.事业单位科研经费管理问题与对策研究[J].当代经济,2014(7):36-38.

作者:林恒丰 单位:中国科学院福建物质结构研究所

项目管理的科研事业财务制度研究责任编辑:陈老师    阅读:人次

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