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存货内部控制论文

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一、存货内部控制的内容

(一)存货供应及保管过程的内部控制。存货的供应过程主要是存货的采购。存货的采购主要包括编制采购计划、采购招标、合同的订立、存货验收入库、支付货款、账实核对等。存货采购必须根据业务预算的计划按规定的采购流程进行,采购的各环节应分配给不同的部门来完成并保证不相容职务相分离。业务部门将生产经营存货需求计划交由采购部门,然后采购部门据此编制采购计划并进行采购预算,然后交主管负责部门审核后,再上报管理层审批。采购来的存货到达企业应由独立于仓库保管人员以外的人员验收入库。采购经办人员要跟踪供货商的交货时间并对没有按照合同时间及时交货的进行催交。质量检测部门在验收存货的品种、数量后,填写相关验收报告单。仓储部门根据验收单据接收存货,填写入库单,并对入库存货进行相关登记,将运单、发票和收料单送财务部门进行相应的会计处理和支付货款。入库后的存货进行保管时,企业应制订日常存货保管的流程和制度。对于验收入库的存货要进行妥善的保管,保证记录准确、账目清楚、账实相符,并能定时准确地提供有关企业存货状况的报告以满足生产经营和销售的提货需要。各部门领用存货时,领料单据必须要进行连续编号,同时领料单上必须有相关责任人的签字,包括经办人、仓储部门负责人、领用部门负责人的签字审核。存货出库后,仓储部门要及时将相关单据送交财务部门进行稽核和账务处理,确保账实相符。

(二)存货盘点的内部控制。盘点应该由财务部门物资会计、仓储保管员和独立这些职能之外的监盘人员在场共同进行盘点,以保证盘点结果的真实性、客观性及完整性。存货盘点报告应包括实地盘点数、会计账上结余数、仓储部门登记的台账数,对于账实不符的要分析原因所在,并给出处理意见。盘盈盘亏的处理意见必须报管理层审批,通过后按意见执行,同时财务部门根据审核后的盘点报告和处理意见对存货账面进行调整。

(三)存货账务处理的内部控制。存货的账务处理主要包括对存货的收发、盘点结果的记录和账务处理。公司的会计账务系统上应设置存货明细账和存货总分类账,物资会计应对存货的出库入库、领用、盘盈盘亏的处理、报废及退回等业务的数量和金额进行及时记录,并定期进行存货明细账与总账的核对。对核对不一致情况,应分析原因并对账务进行相应的调整,确保账实相符,责任明确。

二、强化存货内部控制的方法

(一)运用适当的存货风险识别方法。存货风险是指企业存货由于因各种不确定性因素的变动而发生损失的可能性。风险识别方法有很多,各有其优缺点和适用条件。企业不同,识别风险的方法就不同;风险不同,识别的方法也不完全一样。一般认为,流程图是一个合适的风险识别方法。该方法将风险主体按照生产经营的过程、经营活动内在的逻辑关系绘制成流程图,然后针对流程中的关键环节和薄弱环节识别风险。流程图可以用实物形式表达,也可以用价值形式表达,其复杂程度视需要而定。流程图还可以配有解释表用来具体说明各流程阶段会发生的风险种类,直观地反映易发生风险的流程以及它对其他流程的影响。

(二)加强企业内部各组织机构之间的相互协调。企业内部各组织结构之间的相互协调包括层级间的协调、部门之间的协调和权利的协调。层级间协调需要建立各层级管理层之间相互联系而又顺畅连续的报告制度,以加强组织各个层级之间的协调和联系。部门间协调主要靠制定标准的程序来解决,还要建立垂直交流通道,由上级主管部门化解下级部门间冲突矛盾但又不很严重的问题。权利的协调中,企业要根据自身的情况找到集权和分权的平衡点,过分集权和分权都不利于企业的经营发展,应根据具体情况掌握好恰当的尺度。

(三)完善存货内部控制活动1、完善存货供应内部控制。首先,应选择合格的供应商,即能够提供符合企业生产要求存货的供应商。采购部门采购原材料应该按照质检部门提供的质量标准,寻找合适的供应商,对选出供应商的产品进行小批量测试以及对供应商进行实地考察和相关资料审核,符合要求的,则可以纳入企业《供应商名录》。2、完善存货验收内部控制。存货进入企业后的第一个控制点就是验收。存货验收的控制点包括为实物验收和财务验收两个方面。实物验收即仓储人员负责检查到库的存货质量、数量及规格等是否与存货采购计划相符合;同时有关的生产技术人员应对入库的存货进行抽样测试,然后将测试结果报到主管负责部门,达不到质量要求的进入修理或退货等程序。如果在仓库没有安排财务岗位,财务人员还要对入库存货的采购成本、生产费用等信息进行及时记录。财务验收关键控制点有:存货入库后,采购部门或其他相关部门应将相关财务凭证及时交给物资会计进行账务处理,总账和明细账的记录人员根据有关的原始凭证编制记账凭证并输入系统,成本核算会计录入有关成本核算凭证,登记账簿;系统会自动记录存货信息并进行连续的编号,以防止少记有关的存货入库信息;负责存货会计核算的人员要进行不相容职务分离控制,主要有存货明细账记录和总账记录分离、审核与存货记录职务分离、记录和接触存货职务分离;当发生存货退回时,会计人员应及时进行相应的账务处理,防止存货资产虚增。3、完善存货保管与发出内部控制。存货保管是验收的后续环节。存货的保管控制主要是对存货储存和存货澳门葡京娱乐网址、存货使用效率进行相应的控制。具体包括:授权领用、库存存货成本的控制、限制靠近存货的控制、存货的存放控制、建立存货抽检制度、仓储管理人员的牵制等。存货出库主要面临的风险为存货发生损坏或丢失和不当使用。为了防止存货发生损坏或丢失,可以在领料单的基础上增设物资内部转移调拨单,通过制单、确认、发料、出库、检查等程序,责任主体为销售部门、物流部门以及财务部门。

(四)建立良好的信息交流系统。建立畅通高效的存货信息传递系统,引进先进网络技术和电子信息技术提高信息的传递效率。在保证信息传递及时准确的前提下,尽最大可能减少信息传递成本,从而保证信息传递的高质高效;通过利用信息网络搭建存货管理信息平台,从而实现存货活动的有效信息管理。通过信息平台传达公司关于存货业务的新规定、新政策。

(五)发挥内部审计的监督作用。内部审计制度既是内部控制重要的组成部分,对于改善企业的运营管理,提高企业的经营效率有着至关重要的作用。为了增强内部审计监督的地位,企业应建立独立的内部审计部门专门负责企业内审工作。为了确保内部审计工作的独立性,内部审计人员应直接对最高管理层负责。同时,企业应改善内部审计监督和考核制度。一方面企业要提高内部审计机构的层次,对企业存货内控进行定期审计,并对企业存货的内部控制制度的设计及其实施的效果进行评价,及时纠正存在的问题;另一方面可以定期从企业外部聘请专业的中介机构对企业存货的内控状况进行评估从而加强企业在存货各个关键环节的控制力。

作者:王旭张丽单位:大连财经学院内部控制与风险管理研究中心

存货内部控制论文责任编辑:杨雪    阅读:人次

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